Ça y est ! Vous avez lancé votre activité de community manager freelance. Lorsqu’on commence une nouvelle activité, la gestion de la comptabilité fait partie des principales inquiétudes. Par où commencer ? Quelles sont mes obligations ? Comment concilier mon activité avec la gestion de mon entreprise ?
Découvrez les conseils exclusifs d’Axonaut pour ne rien manquer de votre comptabilité en tant que community manager. 👇
Les obligations comptables d’un auto-entrepreneur 🧾
Même si les auto-entrepreneurs ne doivent pas tenir une comptabilité complète, vous devrez tout de même respecter quelques obligations comptables.
Pour justifier d’une vente, vous devrez tout d’abord créer une facture. Elle devra être conforme dans le respect des mentions obligatoires en vigueur. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, elles devront également comprendre la mention suivante « TVA non applicable, art. 293 B du CGI« .
Même si vous n’avez pas besoin d’établir un bilan de fin d’année, vous devrez compléter deux livres obligatoires :
- Un livre des recettes : il détaille le montant et l’origine des recettes encaissées de manière chronologique ainsi que le mode de règlement. Il devra également comprendre les pièces justificatives rattachées aux ventes.
- Un registre des achats : il devra récapituler le détail des achats avec le mode de règlement et les pièces justificatives.
En cas de contrôle, vous devrez conserver les pièces comptables pour une durée de 10 ans.
Vous aurez également l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires tous les 3 mois directement via le site de l’URSSAF. Sachez que même si votre chiffre d’affaires est nul, la déclaration sera tout de même obligatoire. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous pouvez subir une pénalité de 55 euros pour chaque déclaration manquante. 😱
Enfin, il n’est pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel sauf si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 euros durant deux années consécutives. Dans tous les cas, nous vous conseillons de séparer votre compte personnel et professionnel. Cela vous évitera de confondre vos dépenses personnelles et professionnelles et donc de commettre une erreur dans votre comptabilité.
À côté de la gestion de vos missions au quotidien et de la recherche de nouveaux clients, les tâches comptables sont nécessaires mais pourtant sans valeur ajoutée pour faire décoller votre activité. Découvrez comment les automatiser pour gagner du temps !
Comment faciliter la gestion de son activité en tant que community manager ? 💪
Dans les débuts de son activité, un des premiers réflexes est de se tourner vers Excel. Cependant, cet outil montre rapidement ses limites au quotidien : risque d’erreurs, manque d’automatisation, chronophage…
Pour vous faciliter la vie au quotidien, un logiciel de facturation comme Axonaut vous propose plusieurs fonctionnalités.
Objectif : automatiser cette partie pour se concentrer sur vos missions et trouver de nouveaux clients 🚀.
Créer des devis et factures en un clic
Est-ce que vous avez déjà passé plus de 5 minutes sur la création d’un document commercial ? Avec un logiciel dédié, c’est terminé !
En effet, vous pouvez facilement créer des modèles conformes à votre charte graphique pour gagner du temps. L’ensemble des informations étant connectées (produits, contacts), vous créez un devis et une facture en quelques minutes, montre en main.
Pour passer du devis à la facture, un logiciel peut reprendre également automatiquement l’ensemble des éléments du devis pour votre facture.
Passer à la signature électronique
Envoyer par email un document, l’imprimer, le signer, le scanner : et si vous supprimiez toutes ces étapes chronophages pour vous et votre client ? ❌
Vous pouvez permettre la signature en un clic de vos documents sur un portail sécurisé. Cela évite les allers-retours de mail et surtout de passer plus rapidement à la facturation. Vous êtes d’ailleurs directement prévu lorsqu’un devis a été signé pour créer plus rapidement la facture.
Faites payer en ligne vos devis et factures
Véritable fléau pour les auto-entrepreneurs, les impayés peuvent représenter un manque à gagner important.
Un des moyens de lutter contre les factures non acquittées est le paiement en ligne. En effet, en quelques clics, votre client peut payer sur un portail dédié. Vous êtes prévenu lorsque le client réalise le paiement et il est enregistré automatiquement.
Cela vous évite également de perdre du temps sur le dépôt de chèques à la banque par exemple.
Relancer automatiquement les impayés
Si vous remarquez un impayé, il est important d’adopter un processus précis. Cela commence par exemple par un système de relance.
Avec un logiciel adapté, l’ensemble de vos impayés sont relancés automatiquement et vous retrouvez l’historique en un coup d’œil sur chaque fiche client. Cela vous permet d’économiser du temps (et de l’énergie) sur cette tâche qui peut être difficile.
Connecter votre compte bancaire
La trésorerie, le nerf de la guerre ! Pour chaque entrepreneur, à l’heure actuelle, il n’est plus possible de faire des calculs de temps en temps sur la marge générée ou encore la trésorerie restante.
En connectant votre compte bancaire, vous pourrez suivre en temps réel les flux entrants et sortants. Il sera également possible de les rapprocher pour une comptabilité plus claire.
Faciliter la prospection
L’une des clés pour une prospection réussie est souvent l’organisation ! Avec un logiciel, fini les rappels sur une feuille Excel, les commentaires à rallonge illisibles ou encore les erreurs.
Avec un logiciel comme Axonaut, vous pourrez centraliser toutes vos données clients et avoir des rappels rendez-vous.
Pour la prospection de nouveaux clients, la personnalisation de pipes commerciaux sera possible. En effet, vous pourrez créer des étapes par lesquelles passent vos prospects pour devenir client. Vous saurez rapidement où vous en êtes et suivre vos prospects plus facilement. 🙌
Suivre vos tâches et projets
En tant que community manager, vous gérez souvent plusieurs tâches à la fois pour vos clients : création de contenu, modération, surveillance de l’e-réputation, développement d’actions de communication etc.
Pour chaque client, vous avez besoin de savoir combien de temps vous passez sur chaque tâche et également le budget alloué pour chaque projet.
Vous pourrez alors créer des tâches en renseignant le temps passé et facturer en fonction de ce temps. Si votre client veut un compte rendu, vous pourrez lui partager ces mêmes tâches pour l’informer de l’avancement.
Enfin, pour être sûr de la marge dégagée, vous pourrez retrouver facilement le chiffre d’affaires dégagé pour chaque client et projet.
Alors, prêt(e)s à vous lancer dans le community management en tant qu’indépendant(e) ?
N’hésitez pas à partager cet article si vous l’avez trouvé utile. 💜
