Reconnaissons-le : pour un néophyte, réaliser un diagramme de Gantt et bien l’exploiter, ce n’est pas toujours évident ! À une époque « far far away », c’était un peu la seule solution pratique pour gérer ses projets et l’on devait en passer par le fameux logiciel Microsoft Project ou d’autres solutions pas toujours intuitives. Heureusement, aujourd’hui, internet est votre ami !
Vous n’avez plus forcément besoin d’un coûteux logiciel pour gérer votre équipe car, oui, on peut avoir une équipe importante et pas de budget… un fan-film crossover « Petite maison dans la prairie vs Star Wars » par exemple (si vous êtes un producteur intéressé… j’ai d’autres idées « géniales » comme celle-ci…). 😅
Bref, revenons à nos moutons et faisons un tour rapide de ces solutions pour gérer ses projets et sa team, avec des offres comportant au moins une option gratuite.
Trello
C’est mon chouchou ! Aujourd’hui, je ne saurais plus m’en passer. Inspiré par la méthode Kanban et les autres méthodologies Agile, il s’organise autour de tableaux. Ces tableaux sont eux-mêmes constitués de listes. Ces listes contiennent des cartes. D’une façon fluide et intuitive, vous organisez vos tâches, vos processus, vos instructions et attachez membres, étiquettes, listes de tâches et documents à chaque carte.
Dit comme cela, c’est un peu flou. Le mieux est de l’essayer pendant quelques temps pour l’approuver. Surtout que Trello est gratuit. Les offres premium permettent d’ajouter des extensions – quelquefois très pratiques – et de personnaliser davantage les tableaux. 🖼
Slack
Comme Trello, je vous parlais également de cet outil dans un précédent article sur les outils indispensables pour les startups qui se lancent.
Slack est un un outil de communication très pratique pour gérer vos équipes et mener à bien les missions qui parsèment votre planning. Vous y retrouvez la trace de tous les échanges et partagez données et documents en un clin d’œil, tout en simplifiant votre flux de travail. 👷
Bitrix24
Déjà utilisé par plus de 3 millions d’entreprises à travers le monde, Bitrix24 intègre tout un tas d’outils de travail collaboratif. Calendrier, réseau social interne, documents en ligne, espace de stockage, téléphonie, gestion des clients (CRM)… et j’en passe ! Gratuit jusqu’à 12 utilisateurs, il ajoute même la création de sites web à son arc.
Il est flexible et personnalisable (j’adore les fonds vidéo, même si c’est tout-à-fait inutile !). Pour gérer ses projets, on peut choisir un affichage liste, Kanban ou Gantt pour chaque projet. C’est un outil tout-intégré plutôt impressionnant que je vous invite à tester.
Paymo
Cet outil est très appréciable surtout quand il s’agit de gérer les tâches pour des clients externes. On peut y suivre le temps de travail de chacun et générer une facture au client, basée sur le temps passé. Le projet peut être suivi dans son avancement et son évolution. Si le budget du projet est fixe, vous êtes alerté des dépassements, ce qui en facilite la gestion.
Paymo est un outil à découvrir absolument, surtout pour les entreprises prestataires de services.
Asana
Très apprécié des startups, d’Uber à Airbnb, en passant par Drobox ou Pinterest, Asana est un outil de gestion de tâches collaboratif.
Il a la force de sa simplicité. Asana permet de voir, en un coup d’œil, l’état d’avancement d’un projet. Il propose des modèles de processus qui permettent de les créer plus rapidement. C’est, pour beaucoup, un incontournable pour son organisation. 🗄
Quel outil de gestion de projets ?
Alors, et vous, lesquels utilisez-vous ? Certaines fonctionnalités se recoupent, d’autres sont exclusives à un outil. Pourtant, cumuler les solutions peut être contre-productif.
Slack a la force de s’intégrer à Asana et Trello, alors que les autres solutions intègrent des fonctionnalités équivalentes.
Tester peut être chronophage, mais reste la seule solution pour évaluer la solution qui convient le mieux à vous et votre équipe. Il est certain que chacune de ces solutions présentées, une fois maîtrisée, vous fera gagner un temps précieux et renforcera votre efficacité. C’est donc un investissement certainement rentable, surtout avec des offres qui démarrent à 0 euro… 🆓
