Quand vous dites que vous êtes assistant(e) virtuel(le), on vous imagine en général comme un(e) secrétaire administratif(ve). Alors qu’en réalité, la liste de vos missions potentielles est tellement longue qu’elle n’a pas de limites : traduction, comptabilité, sous-titrage, réservations, mais aussi création de posts pour les réseaux ou même conception de sites internet.
Vous êtes un(e) véritable touche à tout et, en tant que tel, il vous faut une super boîte à outils. Il vous faut des outils pour gérer votre relation avec vos clients, des outils pour vous organiser et d’autres pour mener à bien toutes vos missions.
Voici une liste des 10 outils les plus utiles pour votre métier d’assistant(e) virtuel(le).
Des outils de traitement de texte
Évidemment, on ne peut pas être assistant(e) virtuel(le) sans un bon traitement de texte.
Vous avez peut-être opté pour Microsoft Word, parfait pour ses fonctionnalités avancées de mise en forme et d’édition.
OpenOffice ou LibreOffice offrent des alternatives open source tout aussi efficaces… mais parfois un peu pénibles en termes de compatibilité.
Sinon Google Docs se révèle un choix intéressant. Il permet l’édition et la collaboration en ligne en temps réel, stocke vos documents en toute sécurité dans le cloud et est compatible en un clic avec n’importe quel format.
Logiciels de communication
Pour vous qui travaillez à distance, la participation à des réunions virtuelles devient une routine quotidienne. Pour cela, il est essentiel de maîtriser plusieurs logiciels de communication, adaptés aux préférences variées de vos clients. Car, dans ce domaine, le choix n’est pas toujours entre vos mains.
Zoom est devenu un incontournable, avec ses fonctionnalités de visioconférence de haute qualité, idéales pour des réunions d’équipe ou des rendez-vous clients. Sa facilité d’utilisation et sa fiabilité en font un choix privilégié pour de nombreux professionnels.
Slack se distingue comme un outil de communication d’équipe, offrant des canaux organisés pour des discussions ciblées, des intégrations avec d’autres outils et la possibilité de partager des fichiers rapidement. C’est un excellent moyen de maintenir une communication fluide et structurée.
WhatsApp, avec sa simplicité et sa portabilité, est parfait pour des échanges rapides et informels. Sa fonctionnalité d’appel vidéo et de messagerie instantanée en fait un outil pratique pour rester en contact avec des clients ou des collègues à tout moment.
En plus de ces outils, vous pouvez être amené(e) à utiliser Microsoft Teams, Google Meet, et Skype, qui offrent également des fonctionnalités de visioconférence et de messagerie, chacun avec ses propres particularités.
Canva
Canva, vous connaissez déjà. Mais je vous le présente quand même, car c’est un indispensable de l’assistant(e) virtuel(le). C’est un outil de conception graphique en ligne qui vous permet de créer des visuels professionnels avec facilité. Avec une interface glisser-déposer et une multitude de modèles, il est idéal pour créer des images pour les réseaux sociaux, des présentations, des flyers et plus encore, sans nécessiter de compétences avancées en design. 🎨
Swello
Non seulement, Swello est un outil de gestion des réseaux sociaux qui aide à planifier, programmer, publier et analyser les performances de vos publications sur les différentes plateformes.
Mais en plus, il vous permet de vous tenir au courant des actualités des réseaux sociaux grâce aux Fridaynews notamment. Et vous pouvez trouver sur son blog ou sur son compte LinkedIn ou Instagram de nombreux insights très utiles pour optimiser les stratégies de contenu de vos clients.
ChatGPT
Même si l’Intelligence Artificielle fait peur à certains, elle est une aide non négligeable pour gagner du temps dans de nombreuses missions. Et en tant qu’assistant(e) virtuel(le), vous avez encore plus besoin d’un petit assistant pas contrariant qui vous donne un coup de main au quotidien.
ChatGPT est très pratique pour générer du texte, répondre à des questions, et même programmer. Il peut être un atout pour rédiger des e-mails, créer du contenu ou automatiser des réponses aux questions fréquentes. Entre autres…
Trello
Trello, c’est un peu comme le tableau blanc au-dessus de votre bureau : indispensable pour vous organiser !
Facile à prendre en mains au prime abord, il vous permet de créer des listes de tâches. Avec ses cartes, ses étiquettes colorées, ses checklists, ses power-up, il cache en fait de nombreuses possibilités d’automatisation qui mérite qu’on s’y attarde. En plus, il permet la collaboration en équipe. Et sa version gratuite est amplement suffisante.
Bref, c’est l’outil parfait pour vous, aficionados du multi-tâches. Avec lui, vous ne pouvez rien oublier ! ❌
WeTransfer
Quand il s’agit de partager des présentations, des vidéos, ou de gros dossiers avec vos clients, cet outil est un incontournable. Simple et direct, WeTransfer vous permet d’envoyer jusqu’à 2 Go gratuitement.
C’est la solution idéale pour transférer rapidement des fichiers sans se soucier des limites de taille des pièces jointes par e-mail.
Notion
Notion est un outil tout-en-un pour la prise de notes, la gestion de tâches, la création de bases de données et la documentation. Sa polyvalence en fait un choix populaire parmi les assistants virtuels pour organiser l’ensemble de leurs ressources et informations en un seul endroit. 📝
Systeme io
Systeme.io est un véritable couteau suisse pour l’assistant(e) virtuel(le) orienté(e) marketing. Il facilite la création de tunnels de vente, la gestion des campagnes d’emailing, et même la conception de sites web.
Avec son interface intuitive, Systeme.io permet de centraliser plusieurs aspects du marketing digital. La gestion des projets de vos clients est plus fluide et efficace. 💪
Que vous soyez novice ou expert en marketing en ligne, cet outil s’adapte à vos besoins et à ceux de vos clients. Parfait pour la mise en œuvre de stratégies complexes !
Loom
Vous avez besoin de créer des tutoriels, présenter des rapports ou simplement communiquer des instructions ? Loom ajoute une touche humaine à la communication numérique. Vous pouvez enregistrer et partager des vidéos de votre écran, avec ou sans votre visage pour des explications et des démonstrations encore plus claires et interactives. Vos échanges avec vos clients sont plus engageants et efficaces. 🫶
La liste de ces outils aurait pu être beaucoup plus longue, tant vos missions sont variées. Mais vous avez là les piliers sur lesquels peuvent reposer votre capacité à jongler avec les multiples casquettes que vous portez.
Avec l’arrivée de l’IA l’an dernier, de nouveaux outils débarquent chaque jour… Stay tuned !
