Community manager : comment gérer plusieurs clients sans stress ?

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Vous pensiez que le métier de community manager était glamour ? Maintenant que vous y êtes, vous le trouvez surtout hyperconnecté et ultra-chronophage !

Chaque client est un monde en soi, avec ses propres besoins, sa propre voix et, bien sûr, ses propres crises de médias sociaux à gérer. Et impossible de vous contenter d’un seul client si vous êtes en freelance.

Mais si vous ne faites pas attention, vous pourriez bien vous retrouver à travailler 7j/7 et à répondre à des commentaires à minuit tout en buvant votre douzième café de la journée. ☕️

Alors, comment surfer sur ce tourbillon sans finir épuisé ? Comment gérer plusieurs clients en tant que Community Manager, sans perdre votre santé mentale (et votre sens de l’humour) ?


Les défis liés à la gestion de plusieurs clients

Vous avez l’impression de jongler avec des balles enflammées tout en marchant sur un fil tendu ? 🤹🏽‍♀️ Oui, bon… j’exagère un petit peu. Mais tout de même. Vos défis sont de taille.

Défi n°1 : la gestion du temps

La gestion du temps en tant que Community Manager est souvent un véritable casse-tête ! 😵‍
Avec plusieurs clients à gérer simultanément, le risque de surcharge de travail est omniprésent. Et qui dit surcharge, dit menace pour cet équilibre précieux entre vie professionnelle et vie personnelle.
Ajoutez à cela les interruptions constantes — appels clients, mails qui demandent une réponse immédiate, notifications incessantes — et vous avez la recette parfaite pour des semaines chaotiques.

Et puis, vous connaissez forcément cette situation : vous pensiez pouvoir gérer une action en ligne en quelques minutes, mais vous réalisez finalement qu’une heure s’est écoulée…
Entre sous-estimer son temps et se perdre dans les méandres des réseaux sociaux, la journée peut filer à une vitesse vertigineuse.

Défi n°2 : le maintien de la qualité

Eh oui, dans ce tourbillon qu’est parfois (souvent) le Community management, le risque de dilution de l’attention est bien réel. Votre esprit foisonne d’idées et chaque pensée semble tirer votre cerveau dans une direction différente. Dans ces conditions, rester concentré(e) sur une seule tâche relève par moment du miracle.
L’organisation devient alors votre meilleure alliée.

S’organiser. Prioriser. Déléguer. Voilà la recette du succès.

Car le véritable défi, au-delà de la gestion du temps et des distractions, est de maintenir un niveau de qualité élevé pour chaque client, sans exception. Et cela demande une discipline de fer et une clarté d’esprit sans faille.

 

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Défi n°3 : la maîtrise de la communication

Chacun de vos clients, avec sa vision et ses besoins, attend de vous des miracles. Il est donc primordial de clarifier les objectifs et les attentes dès le début de la collaboration. Et comme le monde des médias sociaux est en perpétuelle évolution, ces objectifs doivent être ajustés régulièrement.

En réponse à ces attentes, vous devez fournir des mises à jour régulières sur l’avancement des projets et les résultats obtenus. Mais aussi être réactif(ve) face aux demandes des clients. Et être en mesure de gérer les crises, qui peuvent surgir à tout moment.
Là aussi, l’organisation est la clé.


Des stratégies pour la gestion efficace de plusieurs clients

Pour bien vous organiser, vous devez déjà bien vous connaître. Avoir pris conscience de ce qui vous permet d’être le plus performant(e).
À quelle heure êtes-vous plus créatif(ve) ? Plus analytique ? Quels sont vos points faibles ? Les tâches qui vous font perdre le plus de temps ?

Une fois que vous avez bien analysé tout ça, mettez en place des stratégies.

Priorisation des tâches 🎯

La loi de Pareto nous rappelle que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. En d’autres termes, il est crucial d’identifier et de se concentrer sur ces 20 % d’actions qui génèrent le maximum d’impact.

Et avec le batching, vous êtes sur la bonne voie. Cette technique consiste à regrouper et à traiter des tâches similaires en une seule session. Par exemple, au lieu de répondre aux commentaires à différents moments de la journée, au fur et à mesure de leur arrivée, dédiez deux créneaux quotidiens spécifiques pour le faire. Vous allez vite constater que vous êtes beaucoup plus productif(ve) et plus concentré(e) sur l’essentiel.

Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser la matrice des priorités.
C’est un outil de gestion du temps qui permet de classer les tâches selon deux critères : leur urgence et leur importance. Elle se présente sous la forme d’un carré divisé en quatre quadrants :

1. Urgent et important : Tâches à faire immédiatement.

2. Important, mais pas urgent : Tâches à planifier.

3. Urgent, mais pas important : Tâches à déléguer si possible.

4. Ni urgent, ni important : Tâches à reconsidérer ou à éliminer.

L’objectif est d’aider à déterminer quelles tâches méritent votre attention immédiate et lesquelles peuvent attendre, être déléguées ou même éliminées.

Délégation et équipe : jouer collectif 🤝

Déléguer n’est pas un aveu de faiblesse, mais une stratégie intelligente. Lorsque les journées s’allongent malgré une gestion optimale, c’est le moment de passer le relais.

Si vous êtes indépendant(e), trouvez des prestataires de services de confiance et déléguez certaines missions moins importantes ou sur lesquelles vous perdez le plus de temps.
Si vous faites partie d’une équipe, concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux et donnez les consignes avec précision.

Reporting et suivi : structurer pour anticiper 📊

La clé d’une organisation efficace réside souvent dans la structure mise en place.

Et l’analyse des données n’échappe pas à cette règle. Le suivi des KPIs est primordial pour garder une vision claire de l’évolution de vos actions. Mais pour ne pas vous perdre dans ce flot continu d’informations, fixez-vous un moment précis (mensuel par exemple) pour ces temps d’analyse. Ce rendez-vous avec les chiffres va vous permettre de prendre du recul et d’anticiper sans perdre votre temps.

Vous l’avez compris, pour garder le rythme, et sa sérénité, le Community Manager a besoin d’une excellente organisation, d’une discipline de fer mais aussi d’outils performants.


Des outils efficaces pour la gestion de plusieurs clients

Des outils, vous n’en manquez pas. Ils sont vos alliés, vos sauveurs, vos assistants. Ils sont là, à portée de main, prêts à vous faciliter la vie, à condition de bien les choisir et de savoir les utiliser. Et il y en a pour toutes les situations…

Gestion d’équipe

Grâce à notre plateforme collaborative Swello, vous pouvez créer votre équipe composé de vos clients, partenaires, collègues… et leur attribuer des rôles et statuts en fonction de vos besoins.

Exemple des différents rôles 👇

Éditeur
Peut programmer, modifier et supprimer les Posts en attente. Il a les mêmes droits que le rédacteur sur les événements du calendrier et les statistiques.

Rédacteur
Peut voir les Posts programmés, mais aussi créer, éditer et supprimer des brouillons. Il ne peut pas les valider, ni modifier les Posts en attente de publication. Il a accès au calendrier (il peut créer, modifier et supprimer des évènements) et aux statistiques.

Lecteur
Peut voir les Posts programmés et publiés ainsi que les brouillons, mais ne peut pas les modifier. Il a également accès au calendrier (mais ne peut pas créer d’évènements) et aux statistiques.

Gestion de projet :

  • Trello : Imaginez un tableau blanc géant où vous pouvez épingler des cartes, les déplacer, les classer… C’est Trello ! Un outil intuitif qui vous aide à organiser vos tâches et projets avec aisance.
  • Asana : Un autre pilier de la gestion de projet, plus structuré, idéal pour ceux qui aiment les listes et les timelines.
  • Notion : Plus qu’un simple outil, c’est un espace de travail collaboratif.
    Noter vos idées ? C’est la base. Gérer vos tâches ? Un jeu d’enfant. Et pour couronner le tout, il s’intègre parfaitement avec Trello ou Slack.

Gestion de médias sociaux :

Je ne vous parlerai que de Swello, car c’est véritablement mon couteau suisse préféré et l’indispensable pour tout Community Manager. En toute objectivité. 😉 Il ne se contente pas de vous offrir la programmation… il va plus loin avec le calendrier éditorial, la veille, l’analyse et même la collaboration.

Outils d’automatisation :

  • Zapier : Votre assistant personnel pour automatiser vos flux de travail. Avec ses “zaps”, il crée des ponts entre plus de 3 000 applications. Et avec ses conditions logiques, il rend l’automatisation encore plus pertinente.
  • Harpa AI : L’intelligence artificielle au service de votre productivité.

Outils de communication :

Slack est votre espace de travail virtuel. Une communication en temps réel, des intégrations à gogo et des canaux dédiés pour chaque client ou projet. Un must-have.

Outils pour gérer son temps :

Clockify vous aide à suivre le temps passé sur chaque tâche. Et avec ses rapports détaillés, vous avez une vue d’ensemble de votre productivité. En plus, il s’intègre à merveille dans Trello notamment.

Tous ces outils (et la liste est très loin d’être exhaustive) sont de véritables gains de temps. Ils vous permettent de gérer plusieurs clients avec plus de souplesse. Mais si vous avez déjà la tête dans le guidon, comme disait ma grand-mère, vous n’avez pas forcément le temps de les prendre en mains pour bien les exploiter. Et c’est vraiment dommage !

C’est pourquoi, il est primordial de dédier un temps hebdomadaire à votre formation. Car investir du temps dans votre formation (et pas que pour utiliser des outils), c’est être plus performant sur le long terme. C’est être toujours au courant de tout. C’est avoir toujours une longueur d’avance. Et tous vos clients seront ravis.