Ça vous est peut-être tombé dessus comme un coup de massue ! Et pourtant… Le télétravail est devenu une extrême nécessité en cette période si particulière de notre histoire. Bossant à domicile depuis 15 ans, je vous propose ici quelques conseils pour travailler de chez soi efficacement.
En réaction à la situation actuelle, j’ai d’ailleurs créé une formation gratuite complémentaire à cet article, pour aider ceux qui, comme vous peut-être, doivent télétravailler du jour au lendemain. Parfois, dans des conditions complexes, avec les enfants qui courent dans tous les sens par exemple !
En voici donc les 8 principaux conseils pour tirer le meilleur de cette situation et travailler dans de bonnes conditions.
1) Travailler de chez soi : conservez les mêmes horaires
Si vous conservez cette organisation de travail à domicile sur le long terme, vous pourrez changer ces horaires. Vous définiriez que vous êtes plus efficace très tôt le matin, par exemple.
Mais, dans un premier temps, l’idéal est de garder le rythme que vous pratiquiez jusqu’ici.
- Vous vous levez à la même heure.
- Vous vous préparez et vous habillez.
- Puis mettez vos chaussures… 👟
Psychologiquement, vous restez dans la dynamique « je vais au boulot ». Certains vont même jusqu’à sortir devant le palier et rentrer, comme s’ils arrivaient au bureau.
L’air de rien, ça permet de différencier la partie boulot et la partie perso.
Et pour le temps de trajet ?
Eh oui ! Vous aviez certainement à vous rendre à votre bureau, en voiture ou dans des transports en commun. Mettez, par contre, ce temps à profit pour réaliser des tâches que vous auriez normalement dû faire à votre retour :
- Lancer une machine de linge,
- Faire la vaisselle,
- Du rangement,
- De la paperasse, etc.
Vous pouvez aussi en profiter pour lire, apprendre : le cerveau est plus réceptif à l’apprentissage le matin.
J’insiste sur le fait que c’est important, surtout au début. Quand vous êtes à l’aise avec le fait d’œuvrer de votre domicile, vous pourrez optimiser votre temps de travail selon votre expérience, avec des objectifs chiffrés.
2) Chouchoutez votre espace de travail
Si c’est possible, isolez votre espace de travail des lieux de vie. Je sais : plus facile à dire qu’à faire !
Mais, à choisir, un bureau est mieux dans la chambre que dans le salon qui sert de salle de jeu aux enfants, ou avec BFM TV en son d’ambiance ! (À proscrire absolument !)
Veillez à aménager votre ordinateur au mieux pour respecter votre posture. Une mauvaise position aura vite fait de se ressentir au niveau de votre santé : maux de tête, de dos, torticolis, fatigue…
Des conseils sont prodigués à ce sujet par l’INRS.
Si vous travaillez sur un ordinateur portable, il est souvent mieux d’avoir un clavier à part (USB ou Bluetooth) pour surélever votre ordinateur.
Ainsi, il est plus proche de votre regard, sans baisser la tête. Comme nous voyageons tout le temps, j’utilise pour cela des livres empilés, ou un tiroir retourné !
Et le clavier doit rester plus bas, afin d’avoir les bras pliés à 90 degrés environ lorsque vous écrivez. ◺
3) Organisez-vous
Selon votre entreprise, des outils de communication et/ou d’accès à l’Intranet de votre organisme ont pu être fournis.
Si ce n’est pas le cas, c’est peut-être à vous de prendre les choses en mains. Si vous êtes votre propre boss, vous en avez l’habitude et n’avez pas le choix !
Pour travailler en équipes, Slack est très pratique et largement utilisé.
Mais, que vous travailliez en solitaire ou avec une team, Trello peut être votre partenaire pour gérer vos tâches, vos listes, vos projets.
Il est gratuit et flexible. Il vous permet de mettre en place et suivre vos processus. Car travailler en suivant une logique prédéfinie (mais toujours optimisée) vous assure de ne pas oublier certains éléments. Vous travaillez sans hésiter, efficacement.
Si vous travaillez à plusieurs, les listes pourront servir pour les mémos, les informations, les indications de processus. Vous pouvez aussi créer des colonnes : Travail en attente, En cours, À vérifier, Terminé… Vous y créez les cartes des tâches. Le responsable du projet assigne les membres en charge de l’action à la carte.
Quand le travail a commencé, la carte est déplacée dans En cours, puis À vérifier… Vous avez compris le principe !
C’est visuel et clair… Et ça remplace le tableau en liège bondé de post-its !
4) Planifiez votre journée
Même si vous bossez seul(e), faites le point chaque matin sur ce que vous devez réaliser ce jour.
Ne vous fixez qu’un ou deux objectifs importants par jour. Interdisez-vous de ne pas les réaliser : tout le reste est accessoire.
Faites le plus tôt possible la tâche nécessaire la plus ennuyeuse, la plus difficile.
5) Ne procrastinez pas
Lorsque vous planifiez votre journée, vous êtes en mode Patron, ou Cadre Sup’. Vous indiquez les tâches à faire. Promis, vous ne finirez (peut-être) pas avec un trouble de la personnalité multiple ! 😅
L’idée est de différencier votre rôle lors de l’organisation des tâches, voire de la stratégie, et lors de la « production ».
Lorsqu’une tâche prévue n’a pas été réalisée, efforcez-vous de décrypter les excuses que vous vous créez pour procrastiner.
6) Travaillez par rushes
Travailler concentré toute une journée sans interruption ? Mission impossible !
Les études démontrent qu’on est bien plus efficace si l’on fractionne son temps de travail par sessions. J’appelle ça un « rush ». On parle aussi de Pomodoro, dans la méthode du même nom.
Dans cette technique de gestion du temps crée par Francesco Cirillo, il est préconisé de bosser pendant 25 minutes avant de prendre une pause de 5 minutes (puis une pause plus longue tous les 3 pomodori).
Personnellement, je préfère des séances-focus de 45 mn, avec une pause de 15 mn ensuite.
Mon avis ? À vous de tester ce qui vous convient le plus, entre 25 mn et 1 h maximum, suivi d’une pause entre 5 et 15 mn.
Une extension Chrome existe d’ailleurs pour gérer ces sessions et vous aider pour conserver votre focus.
Appliquez la durée qui vous convient le mieux, avec un maître-mot : FOCUS.
- Désactivez, lors des rushes, les notifications sur votre ordinateur.
- Mettez votre portable en mode avion.
- Prévenez vos proches de ce rythme de travail.
7) Impliquez vos proches
Pour ce dernier point, si vos enfants – assez grands – sont à la maison, expliquez-leur ce que vous faites : vous êtes à la maison, mais vous travaillez. Vous avez besoin de leur soutien pour ça.
Vous aurez certainement à le répéter souvent, lors des premiers jours. Faites-le en essayant de garder votre calme : le jeter d’enfants par la fenêtre est mal vu ! 🤣
Mettez-vous – physiquement – à leur niveau et répétez les consignes.
Vous pouvez mettre un petit panneau sur la porte (drôle ou affectueux) lorsqu’il ne faut pas vous déranger.
Si vous travaillez en couple à domicile, avec de très jeunes enfants, peut-être alterner les heures de responsabilité pour répondre aux besoins de ceux-ci.
Si le ou les enfants sont assez grands, vous pouvez établir avec eux les règles de la maison. Ces règles pourraient être dessinées sur une grande feuille, par les enfants eux-mêmes.
Ils seraient certainement heureux si vous acceptiez certaines des règles qui sont aussi à leur avantage : jouer avec eux 2 fois par jour pendant X minutes, par exemple.
8) Réalisez bien vos pauses
On pourrait encore beaucoup en dire, mais je vais terminer sur ce huitième conseil : ne négligez pas vos pauses !
Évitez de passer toutes celles-ci sur un écran ! Peut-être 2-3 pauses par jour autorisées pour aller sur Youtube ou sur les réseaux sociaux.
Mais, si vous ne voulez pas finir tout rabougri et avec le regard d’un lapin atteint de myxomatose, il va falloir bouger votre corps !
Quelques minutes sur le balcon, voire à la fenêtre, pour une séance de respiration en pleine conscience vous ravigote ! (Comme dirait mon arrière-arrière-arrière-grand-mère !)
Faites aussi des étirements. Et pourquoi pas un peu de sport ? 7 minutes suffisent. Des applications dédiées, style 7 minutes Workout, sont proposées sur iPhone et Android.
Sinon, quitte à faire ce moment de repos sur écran, vous pouvez le faire avec l’application Google Hangouts pour vous réunir au sein d’une « visio-pause café » ! C’est possible, gratuitement, jusqu’à 25 personnes. Ou utiliser la visio (WhatsApp, Skype, Zoom, Facetime, Hangouts…) pour prendre des nouvelles de vos proches.
Bref : gardez le lien !
Et sachez aussi vous arrêter de travailler et vous déconnecter quand vos heures de travail sont terminées.
Conservez bien à l’esprit que, pour être productif et fiable, le repos est aussi important que le travail ! 💪
