Pourquoi et comment organiser ses emails ?

S’il y a bien un véritable tueur de productivité au travail, il s’agit de l’email. Mais comment organiser ses emails ? ✉

Le courrier électronique est devenu une arme incontournable du webmarketing. Le nombre de mails reçus et envoyés a de quoi donner le tournis. Je pense que votre expérience personnelle suffit très largement à vous en rendre compte. Avec l’immanquable « supprimer, supprimer, supprimer… » à chaque connexion quotidienne sur votre messagerie.

À tout hasard, voici quelques données qui en disent plus qu’un long discours.

Selon Radicati Group, il y aurait 3,8 milliards d’utilisateurs d’email en 2018, soit la bagatelle de la moitié de la population mondiale.

On dénombre 4,4 milliards de comptes email en 2015, et 281 milliards de mails envoyés chaque jour en 2018… hors spam !

Quelques conseils d'organisation pour votre boite mail

Problème : être productif et assurer une gestion du temps efficace est rudement plus compliqué quand on a systématiquement le nez collé à sa boîte de messagerie électronique. On n’y pense pas, mais cette inondation de mails a aussi de lourdes conséquences écologiques.

Découvrez donc dans cet article pourquoi et comment organiser ses emails.


Pourquoi organiser ses emails ?

Organiser vos mails est vital au moins sur 3 points de vue : productivité, tranquillité d’esprit et impact écologique.

Éh oui ! on n’y pense peut-être pas, mais passer son temps devant son ordinateur, à lire et supprimer du spam, à transférer ou écrire des emails, et toutes ces choses fascinantes que l’on fait dans sa boîte de réception, n’a pas que des conséquences sur votre rendement…


Les mails diminuent votre productivité

… mais elle en a quand même beaucoup.

Selon Radicati Group, un employé reçoit en moyenne 88 mails par jour. Vous imaginez le temps passé à tous les traiter individuellement… non ?

Qu’à cela ne tienne, une étude Adobe de 2015 le fait pour vous : les cadres estimaient en moyenne passer plus de 5,6 heures par jour à consulter leur messagerie. Voilà qui ampute sérieusement le temps de travail, et handicape d’autant la réalisation des autres tâches importantes ! 😥

organiser ses emails


L’impact psychologique des mails

Je suis tout à fait sérieux : oui, une boîte mail qui déborde peut porter un sérieux coup au moral. En nous retrouvant débordés par les messages reçus, nous sommes sans cesse en train de penser au travail qui s’accumule, aux réponses à envoyer et à recevoir, à la peur de rater un mail capital, perdu dans les courriers indésirables…

L’emprise de la boîte aux lettres électronique sur notre tranquillité d’esprit est bien réelle. Elle constitue un obstacle très important au droit à la déconnexion, en vous obnubilant l’esprit même en dehors de vos heures de travail.


L’impact écologique des mails

Cette démultiplication des mails a aussi un terrible impact écologique.

Elle implique une consommation d’énergie énorme, notamment du fait du stockage dans les serveurs et de leur alimentation. Selon une étude de l’ADEME de 2011, l’empreinte carbone d’un mail serait d’environ 20 grammes.

Sur une entreprise de 100 personnes, envoyant en moyenne 330 mails par jour ouvré, cela représente une empreinte carbone de 13,6 tonnes par an. Impact largement supérieur si l’on considère l’envoi de pièces jointes volumineuses. 📦


Comment organiser ses mails ?

Je vous rassure, vous n’êtes pas condamné à la procrastination, la dépression et la destruction progressive de la planète à cause de votre boîte email. Il existe plusieurs moyens d’organiser ses mails pour y passer moins de temps, aussi bien dans la lecture que la réponse et le classement. Voici quelques astuces en vrac pour limiter l’impact du mail dans votre vie, notamment en utilisant les options de votre logiciel de messagerie.

  • Un des premiers réflexes à avoir est de classer, regrouper et archiver vos messages par catégories. La plupart des boîtes, comme la messagerie Gmail par exemple, peuvent se configurer pour y ajouter les catégories de votre choix.

Plusieurs options s’offrent à vous, comme créer des dossiers par thèmes, par degré d’urgence, par client… Évitez tout de même de créer un libellé à chaque occasion… Ou vous allez passer plus de temps à classer vos mails qu’à les traiter !


Quelques conseils d’organisation pour votre boite mail

  • Conseil évident : désabonnez-vous de toutes les newsletters inutiles. La plupart des boîtes mails disposent de mesures antispam, mais certains messages passent entre les mailles du filet. Vous pouvez être tenté de ne pas vous désabonner à certaines newsletters, vous disant « On ne sait jamais, ça peut servir ». Je me fais souvent cette réflexion en lisant mes mails. Il faut parfois être réaliste, et simplement désactiver ces newsletters inutiles 99 % du temps.
  • Traitez les mails qui demandent moins de 5 minutes… dans les 5 minutes. Inutile de les lire et de se dire « Ok, vu, j’y reviendrai plus tard, ça ne demande pas beaucoup de temps ». Si c’est le cas, pas la peine de reporter. Vous êtes sur votre boîte, prenez ces quelques minutes pour répondre maintenant, pas dans une heure !
  • Quand vous répondez, allez à l’essentiel. Songez au seul véritable intérêt de votre mail, et allez-y directement, sans perdre de temps en tergiversations qui ne servent pas votre but.
  • N’écrivez que quand cela est véritablement nécessaire. Par exemple, rédiger un mail pour répondre « Ok, bien reçu » est une perte de temps, pour vous comme pour votre destinataire. Rendez service à vous-même et aux autres en écrivant avec parcimonie.
  • Avec une adresse Gmail par exemple, vous pouvez paramétrer des réponses automatiques, ainsi que labelliser automatiquement vos mails. Une fois votre processus bien configuré, cette automatisation vous permettra de passer moins de temps à rédiger des mails standards, et à classer le courrier entrant. 📨

Un exemple d’organisation de mails : le Inbox Zero


Un exemple d’organisation de mails : le Inbox Zero

Un exemple assez radical pour organiser ses mails est la méthode dite Inbox Zero. Rendue célèbre par Merlin Mann, journaliste américain, elle consiste (comme son nom l’indique) à ne laisser aucun mail dans sa boîte de réception.

Pour cela, vous devez au préalable effectuer un énorme travail de tri et de catégorisation, puis de réduction des messages reçus, via notamment la désinscription à un maximum de spam et expéditeurs inutiles. Une fois cela fait, il vous faut adopter une attitude simple mais systématique.

À chaque nouvel email, demandez-vous s’il implique une action de votre part. Si non, lisez-le et archivez-le directement dans la catégorie concernée.

L’email demande une réaction ? Pouvez-vous le traiter immédiatement ? Si oui, faites-le, puis transférez ou archivez aussitôt le mail. Si vous n’avez pas le temps de traiter le mail immédiatement, archivez-le dans une catégorie « To do list ». Ensuite, occupez-vous-en le plus tôt possible.

En systématisant ce processus, vous n’aurez jamais de messages dans la boîte de réception. Tout sera toujours très clairement rangé à sa place. Vous gagnez ainsi énormément en tranquillité d’esprit et en productivité.

Pour finir : un peu de discipline !


Pour finir : un peu de discipline !

En résumé, vous voyez qu’il existe bien des astuces pour ne pas se laisser submerger par les mails. Cela passe notamment par savoir comment configurer son logiciel de messagerie. Il va sans dire que vous devez absolument créer une adresse spécifique pour votre activité, différente de votre adresse personnelle.

Faites preuve d’empathie : si vous galérez avec vos mails, pensez bien que c’est sûrement la même chose pour vos destinataires ! Évitez donc d’envoyer un mail si cela n’a pas une utilité claire : vos partenaires vous en remercieront. 🙏

Ah, et évitez également de vérifier votre boîte mail toutes les 5 minutes ! Quelques fois dans la journée suffisent ; vous pouvez même désactiver les notifications de mails sur votre téléphone. Étonnamment, vous verrez que cela ne déclenchera pas la fin du monde pour autant. 😂

Pour finir : un peu de discipline !

En suivant ces quelques conseils et astuces, vous perdrez beaucoup moins de temps sur la gestion de vos mails. Vous gagnerez en productivité et en tranquillité d’esprit. Et puis, vous limiterez votre impact écologique, et votre potentiel de nuisance auprès de vos collègues. Que demande le peuple !


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