Dans un monde compétitif comme le nôtre, il est primordial de fédérer vers un objectif commun pour pouvoir être performant. Comme vous le savez, une entreprise a besoin de bons leaders pour créer une vision et être capable de la partager avec une équipe.
Ces moments ont lieu lors de la sacro-sainte réunion de bureau, autant nécessaire que redoutée si mal préparée.
Selon Statista seulement 52% des réunions sont jugées productives et selon l’institut Ifop 9 personnes sur 10 s’y sont déjà senti inutiles.
Je vous livre ici quelques clés afin de dynamiser et optimiser vos réunions de bureau et les rendre agréables pour votre équipe.
Changer de lieu
La salle de réunion n’est pas toujours très fun et peut devenir synonyme de punition. 😓
Afin de développer la créativité et mettre de la nouveauté dans votre management vous pouvez la délocaliser. Cela pourra être ressenti comme une pause dans la journée de vos collaborateurs.
Les espaces naturels comme les forêts ou les parcs auront comme effet de donner une bouffée d’oxygène et de libérer certains de la pression exercée par l’entreprise. Le lieu est neutre et propice à la créativité. Les plus chanceux pourront se rendre sur la plage !
Si le temps ne s’y prête pas, vous pourrez aller dans un café et partager ainsi un moment convivial. Vous fidélisez ainsi vos équipes et récompensez leur implication dans la réunion.
Une autre façon moins ludique mais très instructive peut consister à aller visiter une autre entreprise qui pourra servir de comparaison.
Proposer un ice-breaker en début de réunions de bureau
Cela sera pour vous le moment de briser la glace et de mettre tout le monde à l’aise.
En début de réunion vous allez proposer quelques activités ludiques et simples pour faciliter les interactions entre les participants et pouvoir ainsi rendre votre réunion de bureau plus productive. Il ne doit pas y avoir de jugement ou d’attaque personnels et ces jeux doivent se faire dans le respect de chacun, dans la bonne humeur et sans critiques.
À l’issu de l’ice-breaker chacun sera ainsi plus à l’aise et plus à même de pouvoir partager dans une ambiance dynamique et collective. 😃
Imposer un temps de parole pour ne pas que cela s’éternise
Vous allez devoir définir un temps de parole pour chacun afin que les dominants et les plus introvertis trouvent leur place.
En tant que chef d’orchestre de la réunion de bureau vous devez motiver vos collaborateurs tout en gérant leur temps de parole. Si l’un est en difficulté il faut alors être capable de le relancer dans le débat et gérer le bavard ou l’agressif. L’objectif est ici de faire avancer le groupe en créant une homogénéité en mettant de côté les conflits inutiles à la productivité et générateurs d’un climat désagréable.
Cela est rendu possible par un respect du temps de parole et une écoute réciproque. Mais gardez une part de souplesse et laissez les participants s’exprimer librement, parfois un peu hors sujet, mais sans laisser déraper !!! Pas si simple. 😉
Comme vous pouvez le constater il est possible de mettre de nombreux outils en place pour rendre vos réunions de bureaux attractives et les transformer en véritables moments de partage.
Évidemment, les solutions évoquées ci-dessus dépendent du temps imparti pour la réunion, de l’importance des sujets à traiter et des documents à avoir avec soi. De plus, l’organisation sera également différente selon que les participants se connaissent bien et se réunissent régulièrement, ou ne se connaissent pas et ne se voient qu’une fois par an.
Henry Ford a dit un jour : “Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite.” Alors n’hésitez plus et mettez en application tous les conseils cités plus haut pour rendre vos réunions de bureaux appréciées de tous.
Et chez vous, comment se passent les réunions ? Partagez votre expérience avec la communauté Swello. 👇
